Intranet, Social Intranet oder Digital Workplace?

(Werbung wegen Namensnennung)

Heißt es Intranet, Social Intranet oder direkt Digital Workplace? In der Branche wandeln viele verschiedene Begriffe herum – wir wollen in diesem Beitrag klären, was sich hinter einzelnen Begriffen versteckt, warum sie so verwendet werden und wie Missverständnisse vermieden werden können.

Die Missverständnisse beginnen bereits beim Aufsetzen des Projekts im Unternehmen. Manchmal etablieren sich hier Begriffe, von denen später kaum noch jemand sagen kann, woher sie eigentlich kommen. Manchmal wird es Intranet, Social Intranet oder Digital Workplace genannt. Gelegentlich steht als Ausschreibungstitel „Wissensmanagement-Tool“ oder „Social-Collaboration-Tool“. In den allermeisten Fällen wird dann aber erst in der Beschreibung klar, was wirklich damit gemeint ist. Oft nicht das, was man vermutet.

Lassen Sie uns also hier die am häufigsten genannten Begriffe näher betrachten.

 Anmerkung: Die Definition der Begriffe beruht auf Projekt- und Branchenerfahrung sowie auf allgemein gültigen Definitionen.

Intranet

Intranet ist die allgemeine Bezeichnung, die die ersten internen Plattformen benannt hat. In der ersten Generation der Intranets ging es darum, eine zentrale interne Informationsplattform den MitarbeiterInnen zur Verfügung zu stellen. Diese Infos sind oft durch eine (de-)zentrale Redaktion qualitätsgesichert und haben den Fokus, eindimensional zu informieren. Die Informationsplattform besteht aus Nachrichtenbeiträgen, Inhaltsseiten (zu Abteilungen, Initiativen, Vorstand, Gebäuden etc.) und Dokumenten, die abgerufen werden können.

Da Intranet der erste und ursprüngliche Begriff ist, wird dieser gerne stellvertretend für alle Formen von internen Plattformen, Anwendungen u. Ä. verwendet. In den meisten Fällen ist (hoffentlich) kein „klassisches“ Intranet mehr gemeint. Vielmehr kann es sich hier um interne Anwendungen verschiedener Ausprägungen handeln.

Nachrichtenbeitrag im Intranet an die MitarbeiterInnen

Social Intranet

Ein Social Intranet stellt die Weiterentwicklung eines klassischen Intranets dar. Es reichert die Informationsplattform mit sozialen Funktionen an und schafft damit einen vermehrt horizontalen Austausch unter den MitarbeiterInnen – im besten Falle hierarchie-, bereichs- und länderübergreifend. Mithilfe der Funktionen wie Teilen, Bewerten („Gefällt mir“) und Kommentieren verbreiten sich Informationen, Anfragen, Dateien etc. fließend im Unternehmen und müssen nicht mehr zentral gesteuert werden.

Im Fokus stehen hier der Dialog, die Teilnahme, beispielsweise auch eine Expertensuche. Bekannte Beispiele sind COYO und Yammer.

Social Collaboration

Die Bezeichnung Social Collaboration bezieht sich explizit auf die Bereiche und Anwendungen, die die MitarbeiterInnen bei der Zusammenarbeit – zum Beispiel zu zweit, in Teams oder Projektgruppen – unterstützt. Das können chatbasierte Kollaborationstools sein (wie slack oder Microsoft Teams), aber auch digitale Arbeitsräume (s. u.).

Social Collaboration kann natürlich in Social Intranets stattfinden, meist ist dies auch ein Fokus der Systemlösungen. Es gibt aber auch Lösungen, die sich auf die Informationsverbreitung mithilfe sozialer Funktionen fokussieren und den Bereich Social Collaboration explizit ausklammern.

Digitale Zusammenarbeit stellt den größten Mehrwert für MitarbeiterInnen dar. Projektarbeit – generell Zusammenarbeit – wird in den Unternehmen immer wichtiger und benötigt darum neue Formen der digitalen Möglichkeiten. In den Arbeitsräumen kann orts- und zeitunabhängig gearbeitet werden. Hier liegen alle relevanten Informationen und Unterlagen, wichtige Diskussionen und Notizen. Sie holen die Projektmitglieder an einen zentralen (digitalen) Ort.

Beispiel für einen digitalen Arbeitsraum (SharePoint)

Digital Workplace

Wenn man es genau nimmt, umfasst ein Digitaler Arbeitsplatz alle Anwendungen, Tools etc. der MitarbeiterInnen, also nicht allein das Intranet oder das Kollaborationstool. Dazu gehören auch SAP, digitale Telefonie usw. Je nachdem in welchem Bereich MitarbeiterInnen arbeiten, nutzen sie andere digitale Tools. Das Intranet wird oft als zentraler Einstieg in den Arbeitsplatz konzeptioniert (Single Point of Entry) und verlinkt auf alle anderen Anwendungen, auf die MitarbeiterInnen zugreifen möchten. Im Idealfall ist das Intranet personalisiert und die MitarbeiterInnen bekommen nur die Anwendungen angezeigt, die sie auch nutzen.

Mittlerweile wird Digital Workplace vermehrt als Synonym verwendet – letztendlich kann damit alles gemeint sein. In den meisten Fällen sprechen wir einfach von einem (Social) Intranet.

Wissensmanagement-Tool

Gelegentlich liegen mir auch Ausschreibungsunterlagen vor, in denen ein Dienstleister für die Umsetzung eines Wissensmanagement-Tools gesucht wird. Natürlich gibt es auch Systemlösungen, die auf Wissensmanagement spezialisiert sind (z. B. Confluence als Wiki-System oder Starmind) – meistens verbirgt sich hinter der Anfrage aber der Gedanke eines Social Intranets oder Collaborationstools, gelegentlich mit dem Fokus, Wissen besser zu verbreiten und abzulegen.

Bei Nachfragen kommt dann oft raus, dass der Begriff „Intranet“ einfach schon im Unternehmen verbrannt ist und man nach einem Alternativbegriff gesucht hat.

Protokollvorlage in OneNote

Sprechen Sie darüber

Es klingt fast zu banal, aber:

Sprechen Sie über die Begriffe, die Sie in Ihrem Projekt verwenden wollen.

Es kann einige Verwirrung vermieden werden, wenn Sie beim Aufsetzen des Projektes verschiedene Begriffe sammeln und klar definieren, was jeder einzelne darunter versteht.

Einigen Sie sich anschließend auf den Begriff, der am besten repräsentiert, was Sie erreichen wollen. Das stellt ein gemeinsames Verständnis und damit die Grundlage für Ihr Zielbild dar.

Es erleichtert Ihnen auch die Kommunikation intern, also mit anderen KollegInnen und Fachabteilungen. Wenn jemand genauer nachfragt, haben Sie eine klare Erklärung, was darunter zu verstehen ist. Und jedes Projektmitglied kommuniziert dasselbe Verständnis ins Unternehmen – das schafft eine einheitliche Positionierung Ihres Projektes.

Natürlich erleichtert die genaue Definition auch die Kommunikation Richtung Dienstleister. Bereits in Ausschreibungsunterlagen werden viele Missverständnisse vermieden, wenn Sie Ihr Begriffsverständnis direkt mit reinschreiben. Machen Sie den Dienstleistern verständlich, was Sie sich genau vorstellen.

Sehen Sie es als Vorarbeit für Ihre Intranet-Vision und damit für eine starke Intranet-Strategie. Es erleichtert dem Dienstleister das Verständnis für Ihr Zielbild und spart außerdem Zeit, die Sie gut auf andere Themen verwenden können.