Aufräumen steckt in uns allen mehr oder weniger drin – zumindest werden wir damit fast tagtäglich konfrontiert. Eigentlich ein leidiges Thema, oder? Aber was passiert, wenn wir beginnen, auch digital aufzuräumen – beziehungsweise die Dinge schon so zu ordnen, dass wir später erst gar nicht wieder aufräumen müssen?

Wissen Sie, wer Marie Kondo ist?

Nein? Dann lassen Sie es mich mit einem Bild versuchen.

Marie Kondo ist eine junge japanische Dame, gut gekleidet und höflich lächelnd, die mir eröffnet hat, dass ich mein Leben lang meine Schuhe komplett falsch angezogen habe. Oder Türen bisher ineffizient geöffnet habe. Oder das Shampoo nicht zielführend in meinem Haar verteilt habe.

Kleiner Scherz. So schlimm ist es nicht. Oder doch?

Marie Kondo hat in sehr jungen Jahren eine neue Aufräum-Methode entwickelt.

AUF. RÄU. MEN.

Ihr etwa 200-seitiges Taschenbuch erzählt davon, wie wir am besten Aufräumen und Ausmisten. Und anschließend nie wieder in unserem Leben ausmisten müssen.

Glauben Sie nicht?

Ich habe ihr Buch VERSCHLUNGEN.

Weil es mit den ganzen Klischees, negativen Assoziationen und Ausreden aufräumt … im wahrsten Sinne des Wortes. Sie hat in meinem Kopf aufgeräumt und so einige Knoten gelöst.

Marie Kondo hat mir also erzählt, dass ich meine Schuhe bisher falsch angezogen habe. Beruhigenderweiser ist das gar nicht schlimm, denn ich habe mir ja nicht wehgetan. Aber es geht eben besser, einfacher und viel effizienter.

Warum sollte ich also in Zukunft meine Schuhe nicht gleich richtig anziehen?

Die Aufräum-Methode „KonMarie“.

Ich liste hier mal ein paar ihrer Thesen und Prinzipien auf:

  1. Feiern Sie zunächst das Fest des Aufräumens!
  2. Räumen Sie nicht nach Zimmern auf (also Bad, Schlafzimmer usw.), sondern nach Kategorien.
  3. Ähnliche Dinge gehören immer zusammen.
  4. „Irgendwann“ kommt nie.
  5. Weniger ist mehr.
  6. Ein fester Ort für jedes Ding.
  7. Stapeln verboten.
  8. Je mehr Sie die Dinge pflegen, desto nützlicher sind sie.

Natürlich besteht ihr Buch aus noch mehr Aussagen als diesen, aber ich habe mir erlaubt, die griffigsten herauszufiltern. Für alle, die das Thema Aufräumen – nicht nur in Bezug auf ihre digitale Umgebung – weiter interessiert, gibt es das Buch zum ausführlichen Lesen.

Sie fragen sich bestimmt seit Beginn des Artikels, …

worauf ich eigentlich hinaus möchte. Während ich also das Buch „Magic Cleaning“ von Marie Kondo las, fragte ich mich, ob diese Thesen nicht auch auf Intranets anzuwenden wären. Und ich behaupte: Ja, sind sie. Aus folgenden Gründen:

1. Feiern Sie zunächst das Fest des Aufräumens!

Egal, ob Sie bisher ein Intranet im Einsatz hatten oder nicht. Inhalte gibt es immer noch und nöcher. Und nun ist der Moment gekommen, diese einmal gesammelt in die Mitte zu schmeißen und zu schauen, was Sie davon überhaupt noch benötigen. Zu oft passiert es, dass alte Inhalte einfach übernommen werden und sich das alte Chaos direkt in die neue Umgebung frisst. Bitte nicht. Es gibt kein besseres Gefühl, als einmal alles angefasst, betrachtet und entweder weggeschmissen oder neu eingeräumt zu haben. Aber wie soll dieses Aufräumen funktionieren?

2. Räumen Sie nicht nach Zimmern auf (also Bad, Schlafzimmer usw.), sondern nach Kategorien.

Das gilt auch für Inhalte. Schauen Sie sich nicht die einzelnen Webseiten Ihres alten Intranets an oder die einzelnen Ordner auf Ihrem Fileserver. Holen Sie alle Beteiligten heran, schmeißen Sie alle digitalen Inhalte in die Zimmermitte und gehen Sie sie Stück für Stück durch. Zugegeben, das braucht seine Zeit. Aber es lohnt sich und dient ja eigentlich nur dem Zweck, den Sie mit Ihrer neuen digitalen Umgebung erreichen wollten.

3. Ähnliche Dinge gehören immer zusammen.

Nutzer suchen nicht zu 100% immer an der einen Stelle. Verschiedene Nutzer haben verschiedene Zugangspunkte aufgrund ihrer unterschiedlichen Suchverhalten. Darum ist es immer zu empfehlen, diese verschiedenen Punkte herauszufinden und dann die Inhalte einmal abzulegen und an den anderen Stellen zu verlinken.

Zudem sollten die Themen immer geclustert sein. Das klingt jetzt etwas theoretisch, aber es ist das ganz einfache Prinzip, dass die Inhalte eines Themas auch zusammen bleiben. Es passiert schnell, dass Informationen aus beispielsweise Konzernfunktionen wie der Personalabteilung auch in den verschiedenen Geschäftsfeldern oder Abteilungen noch einmal abgelegt werden. „Nur um auf Nummer sicher zu gehen. Und nur weil es sein könnte, dass die Inhalte ansonsten nicht gefunden würden.“ Die MitarbeiterInnen sind nicht doof. Sie werden die Inhalte zu Personalthemen auf der Personalseite schon finden. Und sollten die einzelnen Abteilungen zusätzliche Informationen anbieten wollen, könnten diese ja in Absprache mit der Personalabteilung auf deren Seite integriert und wieder auf der Abteilungsseite verlinkt werden. So sind alle ähnlichen Dinge an einem zentralen Ort.

Anders verhält es sich natürlich bei suchbasierten Ansätzen. Wenn hier mithilfe von Kategorien und Schlagwörtern Inhalte und Elemente vertaggt werden, gilt aber immer noch ein ähnliches Prinzip.

4. „Irgendwann“ kommt nie.

„Die Dokumente räumen wir irgendwann schon noch mal auf, aber jetzt ist gerade nicht die Zeit.“ Dabei sollte genau JETZT die Zeit sein. Denn der nächste Relaunch Ihrer digitalen Arbeitsumgebung wird wohl nicht in den nächsten ein bis zwei Jahren passieren.

5. Weniger ist mehr.

Es muss nicht jede Version eines Dokumentes aufgehoben werden, die noch auf dem Fileserver liegt. Nicht viele MitarbeiterInnen werden sich alle 500 Fotos der letzten Weihnachtsfeier in der Mediathek anschauen. Manche Informationen, die früher im Intranet abgebildet waren, findet man heute frei im Internet und das in besserer Qualität (weil es sehr regelmäßig aktualisiert wird) und in größerem Umfang. iFrames wie die Wetter-App können Sie getrost rausschmeißen. Fast jeder hat heutzutage seine Wetter-App auf dem Smartphone.

6. Ein fester Ort für jedes Ding.

Häufig scheitert die Ordnung – spätestens ab Go Live – daran, dass die MitarbeiterInnen gar nicht genau wissen, wo sie nun etwas ablegen sollen. Oftmals sind mehrere Ablageorte für Dokumente vorhanden (zum Beispiel Fileserver und digitale Arbeitsräume), die ganz schnell Verwirrung stiften. Wann lege ich nun also ein Dokument in einem Arbeitsraum ab und wann ist der Punkt erreicht, dass es auf dem Fileserver abgelegt werden soll?

Genauso verhält es sich mit den verschiedenen Kommunikations- und Zusammenarbeitskanälen. Es gibt Skype for Business, einen integrierten Chat im Intranet und dann auch noch die zentrale Timeline mit Kommentarfunktion. Welches Anliegen schreibe ich nun worein? Welches Tool ist wofür vorgesehen? Gibt es allgemeine Guidelines dafür, die mir eine Orientierung geben? Das Paradoxe daran ist, dass ich oft mit Projektteams zusammen sitze, die sagen: „Wir möchten nicht zu viel vorgeben, damit die Kollegen sich nicht bevormundet fühlen.“ Aber wenn ich dann mit diesen Kollegen spreche, ist hier viel Unmut vorhanden. Aus ihrer Sicht fühlt sich niemand dafür verantwortlich, das Ganze mal ordentlich aufzuziehen und einfach mal eine Ansage zu machen.

7. Stapeln verboten.

Bei KonMarie bezieht sich das Stapeln beispielsweise auf die T-Shirts im Kleiderschrank. Mittlerweile lege ich sie in der Kommode so zusammen, dass sie mich beim Öffnen der Schublade wie Buchrücken anschauen und ich nur eines herausziehen muss. Seitdem (ich habe das Fest des Aufräumens ungefähr vor einem halben Jahr gefeiert) musste ich nicht einmal den Kleiderschrank aufräumen, geschweige denn etwas nur „zurechtrücken“.

Ähnlich gilt es auch für die Inhalte in Intranets. Schauen Sie, dass Sie Ihre Inhalte so flach wie möglich gestalten, also nicht stapeln. Eine Ordnerebene beispielsweise reicht vollkommen aus, um Dokumente ordentlich abzulegen. Sie müssen in digitalen Arbeitsräumen nicht sieben Ebenen schaffen, um ordentlich zu bleiben. Gestalten Sie ihre Inhalte – Dokumente, Texte, Links, Bilder – so, dass sich die MitarbeiterInnen diese wie Bücher aus dem Regal ziehen.

8. Je mehr Sie die Dinge pflegen, desto nützlicher sind sie.

Das ist wahrscheinlich die Zusammenfassung aller bisher genannten Thesen. Wenn ich richtig aufräume, den Dingen ihren Platz zuweise, sie so zugänglich wie möglich gestalte … dann werden sie auch besonders nützlich für diejenigen sein, die nach ihnen suchen und sie auch finden. Das Ziel eines Intranets ist es schließlich, nützlich/hilfreich/unterstützend zu sein und den Arbeitsalltag effizienter und einfacher zu gestalten.

Erzählen Sie von Ihren Erfahrungen!

Konnten Sie einen der Aufräum-Tipps umsetzen?

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