Wenn Projektmitglieder oder zukünftige NutzerInnen gefragt werden, was der neue digitale Arbeitsplatz bieten muss, dann lautet eine der ersten Antworten eigentlich immer: „Er muss die E-Mail-Flut reduzieren.“

Warum bekommt die E-Mail so oft die Schuld zugeschoben?

E-Mail-Postfächer haben leider am eigenen Leib erfahren müssen, dass sie zweckentfremdet wurden. Sie werden benutzt als Knowledge Management, Dokumentenmanagement und Kommunikationsknotenpunkt. Es werden Aufgabenlisten, Tabellen, ganze Wiki-Artikel per E-Mail versendet. Und dann sitzen die MitarbeiterInnen vor ihren Laptops und sind – nachvollziehbar – genervt von den ganzen Informationen und Materialien, die sie über zig verschiedene E-Mails erhalten. Die einen nutzen dadurch ihr E-Mail-Postfach als Suchmaschine, andere versuchen irgendwie, all die Informationen sinnbringend abzulegen.

Was ist das eigentliche Ziel eines digitalen Arbeitsplatzes?

Mittlerweile wird in Unternehmen immer mehr projektbasiert gearbeitet. Statt einer ganz klaren 1:1-Kommunikation und -Zusammenarbeit wird immer häufiger in 1:n-Konstellationen gedacht. Das erfordert ein neues Verständnis für die Tools, die wir für diese Arbeitsweisen nutzen. Die Ziele, die darum in Projekten formuliert werden, sind beispielsweise, dass die Zusammenarbeit einfacher und effizienter ablaufen soll, indem an zentralen digitalen Orten die gesamten Unterlagen zu einem Projekt personenunabhängig zur Verfügung stehen – jederzeit und von überall.

Neue Tools, zum Beispiel ein Social Intranet, können so viele Dinge abbilden und vereinen. Dort kann die projektbasierte Kommunikation und Zusammenarbeit ablaufen, MitarbeiterInnen vernetzen sich und tauschen sich aus. Wissen wird in Wikis abgelegt, Unterlagen sauber im Dokumentenmanagement einsortiert. Die Inhalte müssen also nicht mehr per Mail verschickt werden, sondern können alle an einer zentralen Stelle abgelegt werden.

Selbstverständlich kommt die E-Mail da einfach nicht mehr mit. Ihr Ursprungsgedanke war ja auch ein ganz anderer. Aber sie erfüllt einen sehr guten und essentiellen Zweck. Sie müssen also mit der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes nicht komplett gestrichen werden – dafür gehören sie wie Word, PowerPoint und Excel zu stark zur Basis des Arbeitsalltags. Zumindest sind wir noch nicht bereit, E-Mails abzuschaffen – und benötigen sie ja auch weiterhin für bestimmte Situationen: Wichtige E-Mails an die Führungskraft, die schnell gelesen werden sollen, sensible 1:1-Kommunikation, Versand von Verträgen, Kommunikation mit Externen (sofern kein Extranet existiert) etc.

Wer was über welchen Kanal verschickt, bleibt aber natürlich immer Sache der Unternehmenskultur … oder auch eher des einzelnen.

Welche E-Mails werden also reduziert?

Interne E-Mails – ganz klar. Auch die Zusammenarbeit per E-Mail mit Externen kann über eine digitale Arbeitsumgebung stark reduziert werden. Immer wenn ich mit mindestens einer Person in Kontakt stehe bzw. Infos und Materialien austausche, die heute oder in Zukunft weitere Personen betreffen. E-Mails mit Betreff „Ich habe meinen Schlüssel verloren“ oder „Es gibt Kuchen in der Küche“ sollten auf jeden Fall aus dem Mail-Postfach verschwinden. Wir haben eh schon alle Tag für Tag zu viele Nachrichten im Postfach, die die Gedanken unterbrechen.

Und welche sind weiterhin „erlaubt“?

Die E-Mail stellt in diesem Rahmen wiederum Sicherheit her. Viele Tools bieten System-E-Mails an. Das bedeutet, dass MitarbeiterInnen individuell einstellen können, zu welchen Elementen und in welcher Frequenz sie E-Mails als Benachrichtigungen zu Aktivitäten erhalten möchten. Auch wenn ich auf Nummer Sicher gehen möchte, schicke ich den Link zum entsprechenden Bereich im Intranet einfach noch einmal per E-Mail herum.

Warum das nicht dem Zweck eines digitalen Arbeitsplatzes widerspricht? Weil das Ziel nicht lauten sollte: „0 interne E-Mails“. Sondern: „Alles an einem Ort.“ Es ist oft nicht schlimm, interne E-Mails zu verschicken oder zu erhalten. Die Aufgabe anschließend ist nur, die Inhalte nicht im E-Mail-Postfach von X Personen versacken zu lassen. Entweder findet die Weiterarbeit an dem Thema mit einem Klick auf den Link zum digitalen Arbeitsraum statt. Oder die Informationen aus der E-Mail werden direkt in ein Protokoll im Intranet übernommen, um den Inhalt aus dem privaten Postfach rauszuholen und dort reinzupacken, wo er unabhängig von einer bestimmten Person eingesehen werden kann.

Die Idealvorstellung sieht natürlich vor, dass diese E-Mail-Kommunikation/-Zusammenarbeit Schritt für Schritt abnimmt und die MitarbeiterInnen sich an die neuen Tools gewöhnen. Die Unternehmenskommunikation kann zu diesem Zwecke wiederum E-Mails benutzen. Insbesondere zu Beginn, wenn viele MitarbeiterInnen noch nicht regelmäßig ins Intranet schauen. Newsletter oder auch der Link zum Vorstandsartikel werden dann per E-Mail verschickt und weisen im selben Moment aber immer auf die Inhalte im Intranet hin. So werden Mitarbeiter sanft in die neue Umgebung geholt.

Die E-Mail als Opfer?

So schlimm ist es hoffentlich noch nicht – zumindest solange die E-Mail keine Gefühle entwickelt. Wir sollten uns nur zurückbesinnen, wofür sie ursprünglich mal gedacht war und wie sie nun sinnvoll in einen digitalen Arbeitsplatz integriert werden kann. Denn: Sie ergänzt, unterstützt und vermittelt Sicherheit.

Wie halten Sie es mit der E-Mail-Kultur in Ihrem Unternehmen?

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