In diesem Beitrag würde ich gerne einfach mal einen Gedanken – beziehungsweise einen Impuls rund um eine Fragestellung – in den Raum werfen. Dieser Gedanke kam mir letzte Woche im Laufe von mehreren Infoveranstaltungen, die ich rund um das jüngst eingeführte Social Intranet bei einem meiner Kunden gegeben habe.

Kurz zum Hintergrund: Es ging darum, nach dem Go Live des neuen Social Intranets die Stimmung einzufangen, Fragen zu beantworten, Anpassungswünsche zu sammeln und Themen aufzunehmen, die wir zukünftig kommunikativ und organisatorisch stärker treiben wollen.

In diesen Veranstaltungen begegnet mir immer wieder eine bestimmte Grundhaltung:

Das ist ja alles viel aufwendiger als vorher!

Ist das so? Ist ein Social Intranet, ein Digital Workplace, ein digitaler Arbeitsplatz … viel aufwendiger als das alte Intranet?

Auf jeden Fall!

Warum?

Weil es darum geht, Arbeitsweisen, die bisher auf anderen Kanälen (E-Mail, Telefon, Umlaufmappen, Excel-Tabellen auf Fileserver …) stattgefunden haben, nun ins Intranet zu ziehen und an einem zentralen Ort stattfinden zu lassen.

Das Wichtigste daran: Ich habe nicht mehr Aufwand als vorher (abgesehen natürlich von der Einarbeitung und dem Kennenlernen des Systems, hier aber bezogen auf die eigentlichen Arbeitsweisen), sondern mein Aufwand pro Kanal verschiebt sich. Natürlich tue ich nun mehr im Intranet, schreibe dafür aber weniger E-Mails, suche weniger auf Fileservern oder telefoniere weniger.

In einer Schulung vor ein paar Monaten schaute mich eine Redakteurin schockiert an und fragte, ob es denn nun unser Ernst sei, dass sie sich aktiv Seiten abonnieren müsse, für die sie sich interessieren würde – anstelle wie im alten Intranet, als einfach alle Infos an alle gingen, ohne Ausnahme. Ihre Argumentation war, dass das ja viel zu aufwendig sei und sie anstelle von 20 Minuten, in denen sie sich einmalig ihre Seiten zusammenstellt, einfach weiterhin jeden Tag in die Kaffeeküche gehen würde, um dort zu erfahren, was es Neues gebe. Das ginge schneller.

Natürlich haben solche Aussagen selten den Zweck, inhaltlich zu überzeugen, sondern schlicht die Veränderungsverweigerung aufzuzeigen.

Auf der anderen Seite bestärken diese Sätze andere, die bei der Einarbeitung des neuen Systems mit neuen Inhalten, Funktionen und Möglichkeiten noch zu kämpfen haben.

Und sie vermitteln ein grundsätzliches Gefühl, das mir so häufig in Workshops, Schulungen und verschiedenen Dialogformaten begegnet: Das ist alles zu viel, zu kompliziert und zu aufwendig. Ich möchte das alte Intranet zurück.

Es gibt so viele neue Möglichkeiten

Die Veränderungsverweigerung ist wahrscheinlich der Hauptgrund für das Gefühl, dass es nun viel aufwendiger sei als vorher. Denn ich kann nicht so weitermachen wie zuvor. Ich kann nicht meine alten Arbeitsweisen einfach so übertragen oder als Redakteur meine Inhalte genauso einstellen wie auf der alten Informationsplattform. Die neueren Systeme funktionieren zumeist nach bestimmten Prinzipien: Soziale Interaktionen (Gefällt mir, Kommentieren, Teilen), die intelligente Ausspielung von Inhalten über Metadaten …

Eindeutig ist der Anspruch, beispielsweise an Redakteure, gestiegen. Denn sie müssen nun lernen, ihre Inhalte so attraktiv, gut auffindbar und präsent auszuspielen, dass die Kollegen ihre Inhalte auch konsumieren und teilen wollen. Es geht darum, nicht mehr alle Mitarbeiter mit allen Informationen zu bespielen, sondern sich strategische Vorüberlegungen für die eigenen Inhalte zu machen.

Das Gleiche gilt für Mitarbeiter, die über digitale Arbeitsräume mit ihren Teams zusammenarbeiten wollen. Insbesondere zu Beginn eines Intranet-Lebens ist es gar nicht so einfach, alle Kollegen ins neue System reinzuziehen und den Mehrwert von digitalen Arbeitsräumen zu vermitteln. Also müssen auch Arbeitsraum-Administratoren lernen, wie sie ihren digitalen Raum attraktiv gestalten, lebendig machen und – am wichtigsten – am Leben erhalten.

Diese Eingewöhnungs-, Transformations- und Lernphase scheint schier nicht händelbar. Jedenfalls ist das eine Haltung, die aus meiner Perspektive sehr verbreitet zu sein scheint.

Mit welchen Herausforderungen haben Sie es immer wieder in der Einführungsphase Ihres neuen Intranets zu tun?

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