Der Intranetmanager hat zwei maßgebende Aufgaben: Zum einen überwacht er die strategische Ausrichtung der neuen Arbeitsumgebung. Zum anderen betreut er das Intranet auf der Arbeitsebene, um zu überprüfen, ob es auch den Anforderungen der Kolleginnen und Kollegen entspricht und ihnen im Arbeitsalltag einen tatsächlichen Mehrwert bringt.
Aber was hat der Intranetmanager im Einzelnen zu tun?
Hier kommen 5 wichtige Themen für die Zeit nach dem Go Live
1. Einen Namen machen
Er muss sich selbst als Intranetmanager im Unternehmen etablieren, sich also einen Namen machen. Wenn es irgendwo Probleme gibt (die nicht rein technischer Natur sind), ist er erster Ansprech- und Gesprächspartner. Er ist für die Abteilungen und Geschäftsbereiche eine Art interner Berater für die Selbstdarstellung sowie das Thema Community Management im Intranet. Aber dazu mehr im nächsten Punkt.
2. Community Management betreiben und Vorbild sein
Ziel sollte es sein, dass sich die Mitarbeiter möglichst schnell im Intranet bewegen und als deren Arbeitstool identifizieren. Deshalb ist der Intranetmanager zu aller erst Community Manager. Dafür baut er sich innerhalb des Intranets eine gut funktionierende Community auf, um mit den Rückmeldungen und Anpassungswünschen das Intranet konstant und zielführend weiterzuentwickeln und gleichzeitig die KollegInnen immer stärker an das Intranet zu binden.
Damit ist er auch Vorbild für diejenigen, die wiederum auf anderen Ebenen eine Art Community Management betreiben. Zum Beispiel in Arbeits- und Themenräumen oder in Foren.
3. Veränderungen kommunikativ begleiten
Daneben sorgt er dafür, dass das Thema Intranet und neue Arbeitsweisen immer wieder im Unternehmen kommuniziert werden, also über eine strategische Veränderungskommunikation begleitet werden. Ob er das selbst tut, weil er gleichzeitig in der Internen Kommunikation angesiedelt ist, oder diese Kommunikation nur strategisch und inhaltlich führt, ist eine Frage der Organisation.
Wichtig ist hierbei: Wenn eine Unternehmensstruktur vorliegt, die verschiedene Standorte beinhaltet, eventuell auch Produktionsstätten mit Mitarbeitern ohne PC-Arbeitsplatz, dürfen diese nicht vernachlässigt werden. Hier können über Roadshows die Standorte besucht, Veranstaltungen, Sprechstunden und Schulungen angeboten, Fragen und Antworten gegeben werden. Insbesondere für die sogenannten Blue Collar Worker ist das elementar, weil diese ganz andere Anforderungen an die Intranetnutzung haben als PC-Mitarbeiter.
4. Entscheider überzeugen
In vielen Unternehmen ist dies wohl das wichtigste Thema. Wenn der Intranetmanager in irgendeiner Form einem Gremium oder Lenkungskreis in regelmäßigen Meetings Rede und Antwort steht (oft vierteljährlich), dann ist es hier besonders wichtig, folgende Themen anzubringen: Allgemeines Nutzungsverhalten und Akzeptanz darstellen, Erfolge aufzeigen, Problemfelder identifizieren, Lösungen entwickeln. Denn der Lenkungskreis ist im Idealfall der Ort, wo Maßnahmen freigegeben werden. Das sollte natürlich gut vorbereitet sein, also dafür am besten genügend Zeit einplanen.
5. Neue Mitarbeiter ins Boot holen
Neue Mitarbeiter sind eine der dankbarsten Zielgruppen für ein Intranet, denn für sie gehört es zum Gesamtkonzept „Neuer Arbeitsplatz“ und stellt keine Veränderung in einem gewohnten Arbeitsumfeld dar. Wie genau neue Mitarbeiter auf das System geschult werden, ist abhängig davon, welches System im Einsatz ist und wie hoch sich der Schulungsaufwand gestaltet. Außerdem entwickelt jedes Unternehmen seine eigenen Methodiken für das Feld Schulung und Einarbeitung. Das kann ganz klassisch gehalten werden, also zentral organisiert. Oder es wird über ein Multiplikatorensystem abgefedert, das heißt, über Kollegen, die als Intranetmultiplikatoren geschult wurden und ihr Wissen an KollegInnen weitergeben.
Mit welchen Themen beschäftigen Sie sich als IntranetmanagerIn?
