Der Erfolgsfaktor eines Intranets
Wenn wir von neuen Systemlösungen und Umgebungen reden, reden wir häufig über die Software und das Migrieren von Inhalten. Wir reden über die grundsätzliche Funktionstüchtigkeit von einer Lösung, von Feldern im Profil oder wie die Inhaltsseiten der Abteilungen gestaltet werden sollen. All diese Themen sind wichtig und elementar. Aber all diese Themen sind nur die Basis.
Andere, darüber hinausgehende Themen sind jene, die dafür sorgen werden, dass das neue Intranet auch wirklich nachhaltig erfolgreich sein wird. Das passiert, wenn wir die grundsätzlichen Bedarfe gedeckt haben und zu dem übergehen, was danach kommt.
Ebene 1: Die Technik
Damit haben wir schon eine Art Chronologie aufgemacht, mit der wir hier spielen – auch wenn dies natürlich im Rahmen eines Projektverlaufes schnell verschwimmen kann (und sollte). Sprich: Wir setzen uns natürlich nicht erst mit der Technik auseinander und wenn wir hier durch sind, sind die Inhalte dran.
Aber Fakt ist, dass die Software, für die wir uns entscheiden, meist zu den ersten Entscheidungen gehört und die grundsätzlichen Anforderungen abdecken soll. Auf dieser Ebene spielt sich das Eingangstor zum Intranet ab: Die Software muss zur Verfügung stehen, die Nutzer*innen müssen Zugang haben, die technischen Voraussetzungen für alles, was folgt, müssen auf dieser Ebene gelegt werden.
So klar das klingt, so unklar ist diese Ebene in vielen Unternehmen.
Durch die Standardisierung vieler Angebote ist das grundsätzliche Funktionieren der Software zumindest in den meisten Fällen gegeben (und wenn nicht, liegt es oft daran, dass dieser Standard bis zur Unkenntlichkeit verändert wurde). Aber haben auch alle Zugang? Können alle über die vorhandenen Endgeräte auf das Intranet zugreifen?
Beim Thema Firstline Worker werden an dieser Stelle wahrscheinlich viele beim Lesen nicken. Sie wissen, was ich meine. Man möchte die Mitarbeiter*innen ohne festen PC-Arbeitsplatz auch einbinden, ihnen Zugang und Inhalte bieten. Aber sowohl bei ersterem (kein mobiler Zugriff, keine persönlichen Einwahldaten, komplizierte VPN-Einwahlrätsel) als auch letzterem (keine relevanten oder interessanten Inhalte für Mitarbeiter*innen, deren Arbeitsalltag sich nicht vor dem Computer abspielt) mangelt es oft am Grundsätzlichen.
Sollte das der Fall sein, müssen wir an dieser Stelle schon stoppen und das Thema angehen.
Software und Zugang sind für alle Nutzer*innen gegeben? Dann kann es weitergehen.
Ebene 2: Inhalte und Funktionalitäten im Intranet
Jetzt begeben wir uns auf die nächste Ebene, auf der die Mitarbeiter*innen aktiv werden beziehungsweise etwas sehen und nutzen können. Sie können auf (im Idealfalle) alle wichtigen und relevanten Inhalte zugreifen, die sie für ihren Arbeitsalltag benötigen. Sie finden alle Kontaktdaten von Kolleg*innen, erhalten zeitnah wichtige News von der Geschäftsführung, aus ihrer Abteilung oder dem jeweiligen Standort, an dem sie (neben dem Home Office) arbeiten. Das Intranet bietet ihnen die Funktionalitäten (oder Absprünge dorthin), die sie täglich oder auch gelegentlich brauchen. Mithilfe dessen, was das Intranet ihnen bietet, können die Mitarbeiter*innen ihre täglichen Aufgaben einfacher und hoffentlich auch effizienter bewältigen. Sie finden schneller, wonach sie suchen, und verwenden weniger Zeit auf ineffiziente E-Mails und Telefonate.
Auf dieser Ebene haben sich die alten Inhalte und Funktionalitäten in eine neue Umgebung transformiert, angereichert mit neuen Inhalten und Funktionalitäten.
Halten wir an dieser Stelle kurz inne. Denn dies ist oft der Punkt, an dem auch in Unternehmen inne gehalten wird. Beziehungsweise gestoppt. An dieser Stelle hören Projekte auf, hört das Budget auf, hören die strategischen Überlegungen auf. Denn das Intranet ist nun gefüllt und steht allen zur Verfügung und kann nach Lust und Laune genutzt werden.
Nutzung ist unser Stichwort. Auf dieser Ebene geht es noch um die Usability, um die reine Nutzung von Inhalten, die eingestellt wurden, und Funktionalitäten, die aufgesetzt wurden.
Ebene 3: Begeisterung!
Aber was kommt nach dem Pflichtprogramm? Genau, die Kür! Wir brauchen Inhalte, die begeistern, Menschen, die sich einbringen, Aktionen, die Aufmerksamkeit wecken. All das kommt, wenn Technik, Inhalte und Funktionalitäten stehen und funktionieren und genutzt werden. Dann brauchen wir das, was Begeisterung weckt und tatsächlich dazu führen kann, dass sich ein Intranet nachhaltig in eine Organisation integriert.
Die unmittelbare Frage lautet dann natürlich: Und wie schaffen wir das?
Die etwas verkürzte Antwort lautet: Indem wir ein Intranet nicht als ein digitales Mitarbeitermagazin, als ein in sich abgeschlossenes Projekt oder eine Aufgabe sehen, für die man sich einmal im Monat Zeit nehmen sollte. Sondern indem wir das Intranet als eine lebendige (wenn auch digitale) Umgebung sehen, die ähnlich wie ein künstlich angelegter Teich funktioniert. Mit der Basis, bestehend aus Technik, Inhalten und Funktionalitäten, haben wir den Teich angelegt und zum Laufen gebracht. Darum bildet sich daraus aber noch nicht automatisch ein schöner Platz, an dem sich die Natur auch gerne aufhält.
Geben wir den Mitarbeiter*innen die Möglichkeiten, sich einzubringen und die Basis mit Lebendigkeit zu füllen. Sie können über die Standardinhalte hinaus Blogs erstellen, Communities aufbauen und Initiativen gründen. Sie können sich engagieren und diskutieren. Während auf der mittleren Ebene die Rationalität die Oberhand hat, kommen hier die Emotionen dazu.